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PDF

Das "Portable Document Format" (PDF) wurde 1993 von Adobe Systems als plattformunabhängiges Dateiformat für Dokumente eingeführt. Ziel war es, Dokumente immer in der gleichen Form darstellen und ausdrucken zu können – unabhängig von jeweils verwendeter Hardware, Betriebssystem oder Anwendungsprogramm. Dieses Ziel steht in deutlichem Gegensatz zur Forderung nach barrierefreien Inhalten, für die genau das Umgekehrte gelten soll: die Inhalte sollen möglichst leicht an benutzerspezifische Anforderungen anpassbar sein. Das inzwischen weit verbreitete PDF-Format galt daher lange Zeit als generell nicht barrierefrei. Als internationaler Maßstab für Barrierefreiheit galt die erste Version der "Richtlinien für barrierefreie Webinhalte" (Web Content Accessibility Guidelines (WCAG 1.0)), in Deutschland die "Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung 1.0 (BITV 1.0)". Nach beiden Empfehlungen galten nur vom W3C empfohlene Techniken als barrierefrei.

Diese Sichtweise hat sich mit Erscheinen der "WCAG 2.0" geändert. Zu erfüllende Anforderungen, Kriterien und Bedingungen sind in der "WCAG 2.0" und in der "BITV 2.0" technikunabhängig formuliert. Das heißt: erfüllt ein PDF-Dokument all diese Bedingungen, gilt es als barrierefrei.

Im ergänzenden Technik-Dokument zur "WCAG 2.0" (Techniques and Failures for Web Content Accessibility Guidelines 2.0) sind mehrere PDF-Techniken zur Unterstützung von Barrierefreiheit beschrieben (PDF Techniques for WCAG 2.0). In Beispielen wird ausführlich erläutert welche Möglichkeiten in Adobe Acrobat Pro, MS Word 2007 oder OpenOffice Writer 2.2 zur Verfügung stehen.
Allerdings gilt immer noch, dass mit W3C-Techniken (HTML, CSS und andere) Barrierefreiheit besser und sowohl für Autoren als auch für Nutzende leichter erreichbar ist. Da HTML-Techniken wesentlich mehr Möglichkeiten bieten, sollte möglichst auf diese zurückgegriffen werden.

Neben der englischsprachigen Anleitung zu PDF-Techniken für die "WCAG 2.0" stehen inzwischen auch deutschsprachige Leitfäden, Anleitungen und Hilfsmittel zum Testen der Barrierefreiheit für PDF-Dokumente zur Verfügung. Übersichten mit Verweisen zu weiteren Informationen sind unter anderem:

Als automatisches Hilfsmittel zum Überprüfen von PDF-Dokumenten steht das kostenlose Programm PAC (PDF Accessibility Checker) zur Verfügung. Als weitere Hilfe zum Überprüfen der Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten steht in der kostenlosen Anwendung "BaNu - Barrieren finden, Nutzbarkeit sichern" des Bundesverwaltungsamtes ein "Prüfkatalog PDF" zur Verfügung.

Wann sind PDF-Dokumente barrierefrei?

Im BITV-Test zur alten BITV 1.0 galt mit Prüfschritt 11.1.1 ein PDF auch dann als barrierefrei, wenn zu diesem PDF-Dokument eine gleichwertige, barrierefreie HTML-Alternative zur Verfügung steht oder wenn dieses PDF-Dokument mithilfe eines auf der Webseite hierfür bereitgestellten Konvertierungsprogramms in ein gleichwertiges, barrierefreies HTML-Dokument umgewandelt werden kann. Diese Sichtweise legt den Schwerpunkt auf die Zugänglichkeit der Information. Korrekterweise müsste die Aussage lauten: unabhängig davon, ob das PDF-Dokument selbst zugänglich ist, ist die bereitgestellte Information barrierefrei verfügbar, wenn sie als barrierefreies HTML verfügbar ist. Dies ist zwar prinzipiell immer noch richtig, sagt jedoch nichts über die Barrierefreiheit des PDF-Dokumentes selbst aus. Die Anforderungen aus der BITV 2.0 sind wesentlich konkreter als die der älteren Fassung und lassen sich auch auf PDF-Dokumente anwenden. Die Antwort auf die Frage "Wann sind PDF-Dokumente barrierefrei?" kann daher nur lauten:

Ein PDF-Dokument ist dann barrierefrei, wenn es auf Grundlage seiner Tag-Struktur direkt zugänglich ist und alle Anforderungen und Bedingungen der BITV 2.0 (beziehungsweise der WCAG 2.0) erfüllt.

Zugängliche PDF-Tag-Struktur

Durch die Auszeichnung eines PDF-Dokuments mit Strukturelementen (Dokumentstruktur-Tag, meist kurz als "Tag" bezeichnet) und durch Lesezeichen erleichtern Sie für Menschen, die auf bestimmte Eingabehilfen angewiesen sind, die Orientierung im PDF-Dokument. Darüber hinaus ermöglichen Sie Vergrößerung und leichtere Navigation.

Es gibt unterschiedliche Wege zur Erzeugung eines PDF-Dokumentes. Durch Einscannen erzeugte PDF-Dokumente enthalten in der Regel lediglich eine Grafik pro Dokumentseite, Struktur-Tags stehen nicht zur Verfügung. Zugriff für assistive Technologien auf den Inhalt des PDF-Dokuments ist damit nicht oder nur schwer möglich. Auch die Funktion "Drucken als PDF" ist ungeeignet zur Erzeugung eines PDF-Dokumentes, Strukturinformationen des Originaldokumentes gehen dabei verloren.

Es gibt aber nicht nur unterschiedliche Wege zur Erzeugung eines PDF-Dokumentes, sondern auch verschiedene PDF-Typen, die jeweils auf unterschiedlichen PDF-Versionen aufbauen. Im PDF-Typen "PDF/UA" (PDF/Universal Accessibility) ist zum Beispiel festgelegt, wie ein Standard-PDF-Dokument aufgebaut und verwendet werden muss, um barrierefrei zu sein. Im älteren PDF-Typen "PDF/A-1a" wird Zugänglichkeit ebenfalls gesondert berücksichtigt.

PDF-Versionen und ISO-Standards:

Teilweise stehen die PDF-Typen bei Konvertierung von Office-Dokumenten jedoch gar nicht erst zur Auswahl. Um ein PDF-Dokument mit Struktur-Tags zu erzeugen, muss zum Beispiel im "Adobe PDF Maker" die Option "Zugriff und Umfließen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren" aktiviert sein.

Optionen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X) Optionen-Dialogfenster des Adobe PDFMaker (Adobe Acrobat Pro X)

Eine Umwandlung in PDF-Dokumente ist in MS Office 2010 integriert. Hierzu muss in MS Word 2010 im Optionen-Dialogfenster zur Funktion "Speichern unter, Dateityp *.pdf" die Option "Dokumentstruktur-Tags für Eingabehilfen" aktiviert sein.

Optionen-Dialogfenster zur Funktion "Speichern unter, Dateityp *.pdf" in MS Word 2010 Optionen-Dialogfenster zur Funktion "Speichern unter, Dateityp *.pdf" in MS Word 2010

Eine ausführliche Beschreibung welche Einstellungen Sie mit Adobe PDF Maker, MS Word 2007/2010 und MS Powerpoint 2007/2010 sowie mit OpenOffice Writer 3.3/2.2 und OpenOffice Impress 3.3/2.2 wählen sollten, finden Sie im "Leitfaden Umwandlung in das PDF-Format" des Projektes Digital informiert – im Job integriert. In diesem Dokument ist ebenfalls beschrieben wie sie häufige eventuell nach Konvertierung aus Office-Dokumenten noch vorhandenen Fehler mit Adobe Acrobat 9/X beheben können.

PDF und Anwendbarkeit der BITV 2.0-Bedingungen

Grundsätzlich müssen alle BITV-Bedingungen auch von einem PDF-Dokument erfüllt sein. Da das PDF-Format Barrierefreiheit nicht so gut unterstützt wie HTML-Formate, sind einige der Bedingungen auf PDF-Dokumente nicht anwendbar. Die "Web Accessibility Initiative (WAI)" des "World Wide Web Consortiums" listet auf der Webseite "Accessibility Support Documentation for PDF" WCAG2.0-Krieterien auf und gibt zu diesen jeweils an, ob die Forderungen in PDF-Dokumenten überhaupt möglich sind. Nach diesem WAI-Dokument werden insgesamt nur zwei Fünftel der WCAG2.0-Kriterien direkt durch das PDF-Format unterstützt. Bei weiteren zwei Fünftel der WCAG 2.0-Kriterien ist die Unterstützung eher formatunabhängig. In diesen Fällen hängt eine Erfüllung der entsprechenden WCAG 2.0-Kriterien eher davon ab, ob die in diesen Kriterien geforderten Anforderungen bereits im Design des Ausgangsdokumentes berücksichtigt wurden. Etwa ein Fünftel der WCAG 2.0-Kriterien wird bisher nicht durch das PDF-Format unterstützt.

Da BITV 2.0 und WCAG 2.0 nahezu deckungsgleich sind, gelten die Aussagen über die Unterstützung der WCAG 2.0-Kriterien durch das PDF-Format entsprechend auch für die BITV 2.0.

In den nachfolgenden Listen sind BITV-Bedingungen angegeben, welche von PDF allgemein oder design-spezifisch unterstützt werden. Zusätzlich sind für jede BITV-Bedingung, für die eine Unterstützung durch PDF möglich ist, Hinweise zu vorhandenen W3C-PDF-Techniken oder Anmerkungen angegeben.

BITV-Bedingungen mit Unterstützung durch PDF

BITV-Bedingungen, bei denen eine Unterstützung durch PDF design-spezifisch gegeben ist oder nicht

BITV-Bedingungen ohne Unterstützung durch PDF

  • 1.2.1 Aufgezeichnete Audio- und Video-Dateien
  • 1.2.2 Erweiterte Untertitel (Captions)
  • 1.2.3 Audio-Deskription oder Volltext-Alternative
  • 1.2.4 Live-Untertitel
  • 1.2.5 Audio-Deskription
  • 1.2.6 Gebärdensprache
  • 1.2.7 Erweiterte Audio-Deskription
  • 1.2.8 Volltext-Alternative
  • 1.2.9 Live-Audio-Inhalte
  • 1.4.7 Hintergrundgeräusche
  • 3.1.3 Ungebräuchliche Wörter

Überprüfbarkeit

Zur Überprüfung eines PDF-Dokumentes stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung. Bevor Sie das von Ihnen erstellte PDF-Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit überprüfen, sollten Sie jedoch zunächst Ihr Originalausgangsdokument überprüfen.

Ausgangsdokumente überprüfen

Eine Barrierefreiheitsprüfung ist in MS Office 2010 integriert, für OpenOffice/LibreOffice kann eine solche mit einer Erweiterung nachgerüstet werden.

Wählen Sie für diese Barrierefreiheitsprüfung in Word2010 den Menüpunkt Datei und im Menüunterpunkt Informationen im mittleren Fensterbereich in der Ausklappliste die Funktion Auf Probleme überprüfen den Befehl Barrierefreiheit überprüfen.

Bildschirmfoto zur Auswahl des Befehls 'Barrierefreiheit überprüfen' in Word 2010 Bildschirmfoto zur Auswahl des Befehls 'Barrierefreiheit überprüfen' in Word 2010

Diese Überprüfung listet Fehler, Warnungen und Tipps zur Barrierefreiheit in einem Baumdiagramm in dem sich öffnenden Bereich Barrierefreiheitsprüfung auf. Weitere Details zur Word-internen Barrierefreiheitsprüfung finden Sie im Abschnitt Überprüfen Ihres Dokumentes auf Barrierefreiheit im Leitfaden Word 2010 des Di-Ji-Projektes.


Für OpenOffice beziehungsweise LibreOffice Writer ist die Erweiterung "Accessibility Checker for OpenOffice.org and LibreOffice Writer" erhältlich, mit welchem Sie Ihr Dokument hinsichtlich Barrierefreiheit überprüfen können. In der gegenwärtigen Version 0.1.0 des "Accessibility Checker for OpenOffice.org and LibreOffice Writer" sind die Texte der Überprüfungsergebnisse leider nur in englischer Sprache verfügbar. Weitere Details zur Barrierefreiheitsprüfung in OpenOffice/LibreOffice finden Sie im Abschnitt Überprüfen Ihres Dokumentes auf Barrierefreiheit im Leitfaden OpenOffice.org Writer 3.3 des Di-Ji-Projektes.

Überprüfung in Acrobat

Adobe Acrobat beinhaltet eine automatische Überprüfung der Barrierefreiheit. Dabei prüft der "Adobe Accessibility Checker" jedoch nicht alle Richtlinien und Kriterien für Ausgabehilfen sondern lediglich einen teil.

Wählen Sie zur Überprüfung in Adobe Acrobat Pro den Menüpunkt Anzeige und den Menüunterpunkt Werkzeuge und den Befehl Ein-/Ausgabehilfe aus. Wählen Sie anschließend im Werkzeugbereich den Befehl Vollständige Prüfung.

Bildschirmfoto zur Auswahl des Befehls 'Vollständige Prüfung' in Adobe Acrobat Pro Bildschirmfoto zur Auswahl des Befehls 'Vollständige Prüfung' in Adobe Acrobat Pro

Wählen Sie im neu erscheinenden Bildschirmdialog Ihre Prüfungsoptionen zur Prüfung "Adobe PDF" aus.

Bildschirmfoto der Prüfungsoptionen in Adobe Acrobat Pro Bildschirmfoto der Prüfungsoptionen in Adobe Acrobat Pro

Mithilfe eines automatisch erstellten Berichtes können Sie mögliche Fehler der Ausgabehilfefunktion feststellen und in Adobe Acrobat Pro beheben.

Im Adobe Acrobat Reader steht eine verkürzte Fassung der Überprüfung zur Verfügung. Wählen Sie hier den Menüpunkt Bearbeiten, Menüunterpunkt Ein-/Ausgabehilfe und den Befehl Schnelle Prüfung aus. Im Reader können Sie Fehler nicht markieren und beheben.

Überprüfung mit automatischem Testwerkzeugen

PAC

Mit dem kostenlosen Programm PAC (PDF Accessibility Checker) können lokal abgespeicherte PDF-Dokumente hinsichtlich technischer Barrierefreiheit überprüft werden. Nach Auswahl einer Datei und Start einer Prüfung zeigt PAC eine Kurzübersicht des Prüfergebnisses. Zusätzlich bietet PAC die Möglichkeit, eine Vorschau des PDF-Dokuments mit darin enthaltenen Tags in einem Browser anzuzeigen. Ein Prüfbericht liefert Hinweise bei aufgefundenen Fehlern.

Bildschirmfoto der PAC-Oberfläche nach einer durchgeführten Prüfung Bildschirmfoto der PAC-Oberfläche nach einer durchgeführten Prüfung

eGovMon eAccessibility PDF-Check

Mit dem englischsprachigen "eAccessibility PDF-Check" aus dem norwegischen Projekt "eGovMon" können PDF-Dokumente ebenfalls hinsichtlich technischer Barrierefreiheit überprüft werden. Dieses Prüfwerkzeug überprüft lokal abgespeicherte oder Online-Dokumente hinsichtlich 13 Prüfpunkten der "WCAG 2.0 PDF Techniques" und gibt Hinweise zur Beseitigung gefundener Fehler aus.

Bildschirmfoto des „eAccessibility PDF-Check“ aus dem Projekt eGovMon Bildschirmfoto des „eAccessibility PDF-Check“ aus dem Projekt eGovMon

Manuelle Prüfung mit BaNu

Im Rahmen des Regierungsprogramms E-Government 2.0 wurde die Anwendung BaNu (Barrieren finden Nutzbarkeit sichern entwickelt. BaNu hilft Ihnen bei der Selbstanalyse von Internetangeboten, PDF- und Office-Dokumenten sowie Client-Anwendungen. Sie können sich Prüfungen anlegen und selber beurteilen, wie Ihr E-Government-Angebot einzuordnen ist. Die Prüfpunkte zu PDF werden zwar von der automatischen Adobe-Prüfung und von der PAC-Prüfung ebenfalls berücksichtigt. BaNu liefert jedoch zusätzliche Hintergrundinformationen und Hinweise und ist damit eine sinnvolle Ergänzung zu den automatischen Prüfungen.

Beispiel es PDF-Prüfpunktes 'Kann die Schriftgröße variabel eingestellt werden?' in BaNu Beispiel es PDF-Prüfpunktes 'Kann die Schriftgröße variabel eingestellt werden?' in BaNu

Strukturierte barrierefreie Textdokumente als Basis für barrierefreies PDF

Anleitungen für das Arbeiten mit strukturierten Dokumenten

Die Grundlage für ein barrierefreies Textdokument ist eine zugängliche Dokumentenstruktur. Die Dokumentenstruktur legen Sie mit Formatvorlagen fest. Arbeiten Sie daher immer mit Formatvorlagen, um zum Beispiel Überschriften und Absätze zu formatieren. In Textverarbeitungsprogrammen stehen Ihnen hierzu mehrere Dokumentenvorlagen mit verschiedenen Formatvorlagen zur Verfügung. Wählen Sie zur Strukturierung eines Dokuments die geeigneten Formatvorlagen aus. Bei Bedarf können Sie auch eigene Formatvorlagen einer Dokumentenvorlage hinzufügen und so strukturierte Dokumente nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten. Ausführliche Hinweise hierzu finden Sie unter anderem in Leitfäden aus dem Projekt "Digital informiert – im Job integriert (Di-Ji)":

In diesen und weiteren Leitfäden wird beschrieben, was Sie bei Textdokumenten beachten sollten. Themen sind unter anderem:

  • Überschriften
  • Listen
  • Alternativtexte für Bildelemente, Diagramme und Schaubilder
  • Hyperlinks
  • Tabellen

Möglichkeiten zur Konvertierung in PDF-Format

Für die Umwandlung von Textdokumenten in das PDF-Format stehen der Acrobat PDF Maker, programminterne Funktionen und verschiedene Plug-ins zur Verfügung.

Adobe PDF Maker

Bei Installation von Adobe Acrobat Pro wird der Adobe PDF Maker in MS Office-Produkte als Plug-in integriert. Sie können mit diesem direkt aus Word Ihre Textdokumente als PDF-Dokument speichern. Wählen Sie hierzu im Menüpunkt Datei den Befehl Als Adobe PDF speichern aus. Sie können stattdessen auch im Adobe Acrobat Pro die Funktion Erstellen: PDF aus Datei ... wählen.

Weitere Details und Wissenswertes über die Grundeinstellungen zum Adobe PDF Maker finden Sie unter anderem im Leitfaden Umwandlung in das PDF-Format. In diesem Leitfaden ist auch ein Vergleich des PDF-Exports von Textdokumenten aus verschiedenen Programmen beschrieben.

Programminterne Funktionen

In den MS Office-Produkten ist ab Version 2007 eine Konvertierungsfunktion integriert. Sie können zum Beispiel Word-Dokumente auch ohne Adobe Acrobat Pro in das PDF-Format konvertieren. Wählen Sie hierzu in Word 2010 im Menüpunkt Datei den Befehl Speichern unter und den Dateityp PDF aus.

Mit OpenOffice.org/LibreOffice-Produkten ist eine Konvertierung in das PDF-Format ebenfalls möglich. Wählen Sie hier im Menü Datei den Befehl Exportieren als PDF aus.

Plug-ins für MS Word 2010

axesPDF für Word

MS Word bietet leider nicht wie OpenOffice.org/LibreOffice Writer die Möglichkeit gleichzeitig Zeilen- und Spaltenüberschriften bei Tabellen anzugeben. Mit der Word-Funktion oder mit dem Adobe PDF Maker erzeugte Dokumente mit Tabellen, die sowohl Zeilen- als auch Spaltenüberschriften enthalten sollen müssen Sie immer mit dem Tabelleneditor von Adobe Acrobat Pro nachbearbeiten.

Diese Funktion können Sie jedoch über das kostenlose Plug-in "axesPDF für Word" nachrüsten. Wählen Sie nach Installation des Plug-ins die Funktion Configure Rules, dann den Reiter Structure und wählen Sie eine Formatvorlage für die jeweiligen Tabellenkopfzellen aus. Erstellen Sie unterschiedliche Formatvorlagen für Spaltenüberschrift und Zeilenüberschrift und wählen Sie diese aus. Wenn Sie diese Formatvorlagen dann in ihrem Dokument verwenden und mit der "axesPDF"-Funktion Create PDF aus dem Word-Dokument ein PDF erzeugen, wird eine korrekte PDF-Dokumentenstruktur mit Zeilen- und Spaltenbeschriftungen erzeugt.

Bildschirmfoto zur Konfiguration der Rollenkonfiguration von Tabellenzellen in „axesPDF“ Bildschirmfoto zur Konfiguration der Rollenkonfiguration von Tabellenzellen in „axesPDF“

Mit "axesPDF für Word" erzeugte PDF-Dokumente weisen eine in technischer Hinsicht sehr saubere Dokumententagstruktur auf.

Darüber hinaus ist es mit "axesPDF" möglich Grafiken als Hintergrundgrafik auszuzeichnen, die ausschließlich dekorativen Zwecken dienen und keinerlei Information enthalten. Dies ist in MS Word nicht möglich. Bei Konvertierung eines Word-Dokumentes in PDF-Format mit der Word-eigenen "Speichern-als"-Funktion oder mit Adobe PDF Maker werden alle Grafiken als informative Grafiken übernommen. Dekorationsgrafiken müssen dann in Adobe Acrobat Pro als Hintergrundelement gekennzeichnet werden.

Außerdem sind verschiedene Einstellungen für die Ansicht beim Öffnen des PDF-Dokumentes möglich, die MS Word selbst nicht bietet. So kann beispielsweise ausgewählt werden ob das erzeugte PDF-Dokument eine Ansicht mit ein oder zwei Seiten anzeigen soll. Für den Fenstertitel kann ausgewählt werden, ob hier der Dateiname oder der unter dem Menüpunkt Datei Menüunterpunkt Informationen Funktion Eigenschaften Dokumententitel angezeigt werden soll.

Plug-ins für barrierefreie PDF-Dokumente des InIT/ZHAW

Die Fachstelle ICT-Accessibility des Instituts für angewandte Informationstechnologie (InIT) der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) stellt Plug-ins für barrierefreie PDF-Dokumente in Word und Powerpoint kostenfrei zur Verfügung. Die Word-Barrierefreiheitsprüfung liefert nur Hinweise über die Art der Fehler. Das ZHAW-Plug-in bietet im Vergleich zur in MS Word integrierten Barrierefreiheitsprüfung etwas mehr Komfort und einige weitere Optionen für die Barrierefreiheitsprüfung. Für die meisten gefundenen Fehler werden Eingabe- oder Auswahlfelder angeboten um die Fehler direkt zu beheben, unter anderem:

  • Weist das Dokument zum Beispiel keinen Titel auf, kann dieser in einem Eingabefeld direkt eingegeben werden.
  • Für Tabellen kann die Art der Überschriftenbelegung (Zeile, Spalte Zeile & Spalte, Layout) angegeben werden. In MS Word selbst lässt sich ein Tabellenaufbau mit Spalten und Zeilen gleichzeitig nicht erzeugen.
  • Grafiken kann ein Alternativtext zugewiesen werden oder die Information, dass es sich um eine dekorative Grafik handelt.

Weiterhin überprüft werden:

  • Überschriftenhierarchie
  • Aufzählungen
  • Dokumentsprache
  • Fehlende QuickInfos bei Hyperlinks

© Bundesministerium für Arbeit und Soziales